Tijdstudies in de zorg

Bijna de helft van alle werknemers in de zorg ervaart een hoge tot zeer hoge werkdruk, aldus recente cijfers van het CBS. Dit is meer dan werknemers in andere sectoren. Als oorzaken noemen zij een hoge regeldruk, veel administratieve lasten en te weinig personeel. Met als gevolg: onnodige fouten, tijdsverlies en vermindering van het werkplezier. Klinkt dit bekend en ben je benieuwd hoe het er in jouw zorginstelling of op jouw afdeling voor staat? Dan kan het uitvoeren van een tijdstudie uitkomst bieden.

Er zijn verschillende manieren om te achterhalen waar de knelpunten in het werkproces zitten. Welke methode je kiest hangt onder meer af van je onderzoeksvraag. Een Multi Moment Opname, ook wel MMO genoemd, is bijvoorbeeld zeer geschikt om inzichtelijk te maken aan welke activiteiten het verplegend personeel veel tijd kwijt is en op welke momenten de werkdruk het hoogst is. Het grote voordeel van deze vorm van tijdstudie is dat het zeer laagdrempelig is. Zo kun je zelf de belangrijkste activiteiten binnen een afdeling op papier zetten en bij wijze van steekproef de medewerkers vragen om gedurende een week te turven welke werkzaamheden zij uitvoeren. Belangrijk hierbij is, dat dit stelselmatig door alle medewerkers en op gezette tijden gebeurt. Bijvoorbeeld ieder kwartier. Zij kunnen vervolgens zelf aangeven of de uitkomsten van deze week representatief zijn. Bestaat hier twijfel over, dan kan het onderzoek uitgebreid worden. Bijvoorbeeld door de periode te verlengen of door het onderzoek onder meer medewerkers of op een andere afdeling uit te voeren.

Natuurlijk kun je ook meteen een onafhankelijk expert inschakelen voor het uitvoeren van een tijdstudie in de zorg. Een pluspunt hiervan is, dat het in kaart brengen van de tijdsbesteding veel nauwkeuriger gebeurt. Met een zo’n laag mogelijke impact op de medewerkers. Zo beschikt Blikopener Advies over een handige tijdstudie-app waarmee medewerkers zelf hun activiteiten kunnen bijhouden op een tablet of smartphone. De ingevoerde gegevens kunnen direct geanalyseerd worden, waardoor foutieve registraties er meteen uitgefilterd worden. Wil je liever dat jouw medewerkers zelf helemaal niets hoeven bij te houden? Dan kunnen we dit ook voor ze doen. Gedurende meerdere dagen zijn wij op de werkvloer aanwezig en registreren met korte intervallen de activiteiten per medewerker. Dit kunnen we eventueel combineren met additioneel onderzoek in de vorm van observaties, tevredenheidschecklists en audits. Op die manier zijn we in staat om de resultaten van de MMO nóg beter te duiden.

De volgende stap is het analyseren van de geregistreerde data. Met behulp van percentages en grafieken wordt in één oogopslag duidelijk aan welke taken het verpleegkundig personeel relatief veel tijd kwijt is en wat de piekmomenten op een dag zijn. Blikopener Advies voert regelmatig MMO-onderzoeken uit in opdracht van zorginstellingen. Een mooi voorbeeld is een recentelijk onderzoek voor een zorgorganisatie met ruim 2.100 medewerkers, verdeeld over 16 centra gericht op ouderenzorg. Doel van de tijdstudie was: de efficiëntie verbeteren en het personeelstekort beperken. Uit de resultaten van de MMO bleek dat sommige taken niet goed verdeeld zijn onder het personeel, dat andere taken efficiënter kunnen worden uitgevoerd en dat medewerkers soms niet goed weten wat ze moeten doen. Deze resultaten werken besproken met het team en vervolgens zijn een aantal inefficiënte zaken opgepakt. Zo zijn er extra karren aangeschaft en zorgondersteuners hebben taken overgenomen van verplegend personeel, waardoor zij meer tijd kregen voor hun cliënten. Op die manier kan een MMO aan de ene kant bijdragen aan het verbeteren van processen en aan de andere kant helpen bij taakdifferentiatie en het opstellen van functieprofielen. Waardoor de juiste mensen, op het juiste moment, de juiste taken uitvoeren.

Wil je meer weten over tijdstudies in de zorg of wil je op jouw afdeling een Multi Moment Opname laten uitvoeren? Neem gerust contact op. Dan bespreken we vrijblijvend de wensen en mogelijkheden. Ook kunnen we een Quick Scan uitvoeren om te bepalen welke vorm van tijdstudie het meest geschikt is.