Lean

Lean werkt beter

Tevreden klanten, blije medewerkers en kostenefficiënte werkprocessen; daar streeft iedere organisatie naar. Toch blijkt dit in de praktijk vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Net als bij het zeilen heb je namelijk te maken met verschillende invloeden. Dit kunnen zowel externe, als interne invloeden zijn. Hierdoor moet je constant bijsturen om op koers te blijven. Dat is hard werken. Soms zo hard, dat je je bestemming uit het oog verliest. Zo kan het gebeuren dat er hard gewerkt wordt… aan de verkeerde zaken. En misschien nog wel erger: dat je je klanten niet meer de gewenste kwaliteit kunt bieden. Lean Management biedt uitkomst.

Werken aan Operational Excellence

In plaats van brandjes blussen, wil je weer voor de troepen uitlopen. Kunnen anticiperen op veranderende omstandigheden en een maximaal rendement behalen. Om dat te bereiken moeten we terug naar de basis. Zodat uiteindelijk alleen nog die activiteiten uitgevoerd worden die direct of indirect op positieve wijze bijdragen aan de beleving van de klant. Activiteiten die daar geen bijdrage aan leveren, noemen we in Lean Management ‘verspillingen’. Deze verspillingen kunnen we onderverdelen in zeven categorieën (in willekeurige volgorde):

  1. Fouten/defecten
  2. Wachten
  3. Transport
  4. Onnodige processtappen
  5. Onnodige bewegingen
  6. Voorraden
  7. Overproductie
  8. Onvoldoende gebruik van kennis / talent van medewerkers

Het is belangrijk om deze verspillingen te herkennen en systematisch uit de weg te ruimen, waardoor er meer tijd, geld en ruimte ontstaat om je te richten op wat écht belangrijk is. Een handig hulpmiddel op deze verspillingen in kaart te brengen, is de Tijdstudie. Vaak vormt een tijdstudie dan ook het startpunt voor een veel groter verandertraject. Een verandertraject richting procesoptimalisatie, waarbij alle mensen, middelen en activiteiten zo optimaal mogelijk ingericht zijn. Met zo min mogelijk verspillingen. Met als doel te excelleren in de dienstverlening richting de klant. Operational Excellence noemen we dit.

Tijdens dit verandertraject kunnen verschillende Lean (en Six Sigma) methoden ingezet worden. Welke dat precies zijn, verschilt per organisatie en is afhankelijk van de behoeften. Enkele voorbeelden:

Value Stream Mapping

Value Stream Mapping, ofwel het in kaart brengen van de waardestroom, is een Lean-techniek om inzicht te krijgen in processen en verspillingen te elimineren. Het draait erom de processen tastbaar en visueel inzichtelijk te maken. Dus van leverancier tot klant en alle tussenliggende processtappen, inclusief doorlooptijden, aantallen en leveringsfrequentie. Ook administratieve of dienstverlenende processen, bijvoorbeeld in de zorg of op kantoor, kunnen goed in kaart gebracht worden. Hiervoor gebruiken we Makigami Process Mapping. Makigami betekent in het Japans letterlijk ‘rol papier’. Tijdens een interactieve sessie wordt een proces volledig uitgetekend met aandacht voor:

  • De activiteiten binnen het proces
  • Knelpunten in het proces
  • De documenten en systemen die gebruikt worden
  • Het aantal overdrachtsmomenten in een proces
  • Tijdsanalyse van doorlooptijden, waarde toevoeging en verspillingen

Hierdoor worden de activiteiten die geen waarde toevoegen goed zichtbaar, evenals obstakels waar medewerkers tegenaanlopen. Vervolgens kan toegewerkt worden naar een haalbare, verbeterde versie van het proces.

Kaizen

Kaizen betekent letterlijk ‘veranderen naar beter’, maar een meer accurate uitleg is ‘uit elkaar halen en op een betere manier weer in elkaar zetten’. Dat betekent dat je jezelf steeds blijft afvragen waarom je iets op een bepaalde manier doet en of dat nog steeds de beste manier is. Kaizen is daarmee veel meer een filosofie dan een methode, omdat het niet alleen toe te passen is op bedrijfsprocessen maar ook op je persoonlijke ontwikkeling. De focus ligt niet op het in een keer doorvoeren van drastische veranderingen, maar is veel meer gericht op het continu zetten van kleine stappen richting verbetering. Daarmee is Kaizen heel toegankelijk en praktisch toepasbaar voor iedereen. Medewerkers zien direct resultaat en dit werkt motiverend. In een excellente Lean-organisatie zijn Kaizens (of verbetersessies) onderdeel van het dagelijks werk.

5S

Het zal je verbazen hoeveel tijd je op een werkdag kwijt bent aan het zoeken naar documenten, e-mails, materialen of gereedschap. Dit is het soort verspilling dat eenvoudig aan het licht komt door middel van een tijdstudie. De oplossing? Opruimen! Met de Lean 5S-methode stel je orde op zaken en creëer je een goed georganiseerde, efficiënte werkplek. 5S staat voor vijf Japanse woorden die een gestructureerde schoonmaak omschrijven:

  • Seiri: Sorteren (en behouden je nodig hebt)
  • Seiton: Schikken (zodat je de dingen snel terugvindt)
  • Seiso: Schoonmaken (en onderhouden)
  • Seiketsu: Standaardiseren (van procedures)
  • Shitsuke: Standhouden (en stimuleren om de nieuwe gewoontes vol te houden)

Vaak maakt de 5S-methode onderdeel uit van een groter Lean-implementatietraject.

Dit zijn maar een paar voorbeelden van de vele methoden en technieken die binnen Lean Management ingezet kunnen worden. Geen wondermiddelen of quick fix oplossingen, maar bruikbare en praktische tools die je helpen om je doel te bereiken. Zie het als een gereedschapskist waar je uithaalt wat je nodig hebt om de klus te klaren. Een kast zet je immers ook niet in elkaar met alleen een hamer en je hebt niets aan een zaag als je een gat wilt boren. Wij helpen je bij het kiezen van de juiste tools en trainen je in het gebruik ervan. Zodat ook jouw organisatie Lean kan worden.

HIER HOUD IK MIJ GRAAG MEE BEZIG

HIER HOUD IK MIJ GRAAG MEE BEZIG